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不论是因业务扩张人员增长导致的工位不够用，还是出于节约成本而选择缩减工位面积，或是因为疫情的影响，混合办公已成为趋势，越来越多的企业允许员工选择居家办公，并开始尝试将原本1：1（员工数：工位数）的固定工位模式改变为1.5：1、2：1、甚至更高共享比例的模式，比如埃森哲在北京环球金融中心的办公室，1000多位员工仅用了272个工位。其中高流动性或者长时间出差的员工，每8个人拥有1个工位，共享比例高到令人震惊，也让很多企业纷纷对共享有了期待，但是从固定转为共享，看似简单，实则是行政人员的一场“跨栏比赛”，需要跨过重重阻碍，才能最终得出适合本公司的共享方案。
01
· 我们公司适不适合做共享？
相信这是很多行政管理者在工位变革中首先会思考的问题，一般来说外资企业和互联网企业会倾向于做共享，因为他们外勤人员较多且人员流动较为频繁，那么也不是说这类企业需要全公司都去做共享，毕竟不同部门业务性质不同，比如研发、财务等部门，绝大多数时间都是在工位上办公，做成共享反而增加他们的工作难度，所以这就引出了我们的第二个问题。
02
·哪些部门可以做成共享？
很明显，只有在一个部门里工位的使用率较低时才会考虑做成共享，那么什么样的部门工位的使用率会低呢？也就是说人员不常在工位上，那么很显然，一般来说像销售部门、工程实施部门等会成为企业优先选择共享的对象，因为他们外勤频繁。另外很多公司也会为出差员工或者访客设有一些共享工位，还有的公司会提前预留一些共享工位，以应对未来的人员增长。而这一切都需要行政人员提前去收集这些信息，比如通过肉眼观察就可以发现哪些部门的工位往往是空的。
03
·到底要做多大比例的共享？
如果说前面一步是给共享定性的话，那么这一步就是给共享定量。前面说到的埃森哲可以设置到8：1的共享比例，是因为他们有数据佐证这个比例的合理性。为了获取这些数据，在单纯依靠行政人员的肉眼观察可能就无法实现了，需要借助一些智慧工位统计的工具，比如工位数据分析系统和工位传感器，通过数字手段实时获取工位的占用情况，并通过后台的数据分析统计报表，结合实际真正得出适合企业的共享比例，而这一时间一般来说至少需要3-6个月。
04
·员工愿不愿意去做共享？
当员工已经适应一人一工位，突然改成共享，会让员工认为企业剥夺了他工位私人空间的权利，进而引起强烈的反对情绪，根据《Gensler美国办公空间调查2020》显示，美国员工对共享工位持谨慎态度，许多员工宁可牺牲居家办公的灵活性，也要在办公室中拥有固定工位。
不过在中国这一情况却正好相反，根据《Gensler中国办公空间调查2021》显示，中国许多员工对非固定工位持开放态度，如果可以，为了换取远程办公的机会，很多人都愿意接受非固定工位。
虽然更加开放，但是还是有至少一半的人对共享工位持谨慎态度，所以在真正实施共享之前，行政人员还有很长的引导解释工作，以获得员工们的理解。
05
·共享之后如何维护和管理？
共享永远不是一劳永逸的工作，面对企业业务的变化，人员的变化，共享的比例也会发生变化，另外在共享后也会有员工争抢某些工位的情况发生，比如很多人就很倾向于靠窗的位子，这些都需要我们的行政人员去应对和解决，可以说在固定变为共享的路上，遇到的问题当然远远不止以上五个。
当然，共享后给企业带来的好处也是显而易见的，坪效的提升和经济成本的降低可以说是立竿见影，所以希望大家不要被困难吓倒，面对工位模式的转变谨慎思考并选择好高效的工具，帮助我们的工位变革少走弯路，有序进行。而在这里，SMileioT将会是您最坚实的工位咨询和实施后盾，期待与您一起在工位变革中乘风破浪、九转功成。